Habilitar la administración de visitantes para sitios en Genetec ClearID™ - Genetec ClearID™

Para que los usuarios puedan invitar visitantes, primero debe configurar los ajustes de la administración de visitantes para su sitio.

1. Haga clic en Organización > Sitios.
2. Busque y seleccione un sitio.
3. Haga clic en Administración de visitantes para configurar las opciones de administración de visitantes para un sitio.
4. Haga clic en la pestaña Configuración.
   
   1. En la sección Básica, configure las opciones que necesita:

      Activar la administración de visitantes para este sitio

      Seleccione esta casilla de verificación para habilitar la administración de visitantes para este sitio.

      El nombre del sitio se muestra a los visitantes

      Introduzca el nombre del sitio que desea que se muestre de manera externa a los visitantes.

   2. En la sección de Registro de salida, configure las opciones que necesita:

      Hora de registro de salida automático

      Registro de salida automático el último día de la visita, al final del día

      El registro de salida del visitante se realiza de forma automática el último día de la visita a la medianoche.

      Registro de salida automático a la hora de finalización programada de la visita

      Se registra la salida del visitante a la hora de finalización especificada de la visita.

      NOTA: Los derechos de acceso temporal del visitante y la credencial del código QR se desactivan durante el registro de salida automático. Si se activa un período de gracia, se registra la salida de los visitantes después de que transcurre el período de gracia adicional luego de la hora de finalización de la visita.

      Período de gracia

      Añade tiempo adicional a la hora de finalización programada del evento de visita. Una vez transcurrido el período de gracia, se registra la salida del visitante.

   3. (Opcional) En la sección Avanzada, configure las opciones que necesita:

      Flujo de trabajo de la aprobación del evento de visita

      Seleccione el flujo de trabajo de aprobación que necesita:

      No requiere aprobación

      No se requiere ninguna aprobación para completar la aprobación del evento de visita. Por ejemplo, para simplificar la invitación de parte de los empleados a los visitantes en cualquier momento.

      Requiere aprobación del supervisor

      Se requiere la aprobación del supervisor para completar la aprobación del evento de visita.

      Requiere aprobación del aprobador del evento de visita

      Se requiere la aprobación del aprobador de eventos de visita para completar la aprobación del evento de visita.

      NOTA: Si se selecciona un área durante la creación del evento de visita, puede activar su propio flujo de trabajo de aprobación.

      Requisito de acompañante durante la visita

      Seleccione el tipo de distintivo que requiere:

      Distintivo de visitante sin acompañante

      Por lo general, se usan para los visitantes que no requieren un acompañante y que no necesitan acceso a las puertas de áreas protegidas o confidenciales.

      Distintivo de visitante con acompañante

      Por lo general, se usan para los visitantes que requieren un acompañante y que necesitan acceso a las puertas de áreas protegidas o confidenciales.

      NOTA: La regla de acompañante de visitantes también debe estar activada para las áreas en Synergis™ para hacer cumplir la regla de acompañante de visitantes.

      Los usuarios solo pueden invitar visitantes a las áreas a las que tienen acceso

      • Si la casilla de verificación está seleccionada, los usuarios solo pueden invitar personas a visitar las áreas a las que el usuario solicitante tiene acceso. Esta configuración se hace cumplir cuando se crea una solicitud de visita de invitados.
      • Si la casilla de verificación no está seleccionada, los usuarios pueden invitar personas para que visiten cualquier área de Genetec ClearID™ que permita visitantes.

      Crear credenciales con código QR de manera automática para los visitantes

      Si la casilla de verificación está seleccionada, Genetec ClearID™ crea, de manera automática, una credencial de código QR para los visitantes cuando se crea una solicitud de visita. Los visitantes pueden usar el código QR incluido en el correo electrónico de confirmación del visitante para tener acceso a entradas de estacionamiento, instalaciones cerradas o torniquetes específicos. El código QR también se puede utilizar durante el registro de entrada con seguridad, en una recepción o en un Genetec ClearID™ Self-Service Kiosk.

      Mostrar código de registro en el campo de apellido del visitante (tarea de Administración de visitantes en Security Desk)

      • Si la casilla de verificación está seleccionada, el campo de apellido muestra el apellido del visitante y el valor del código QR. Este es el valor predeterminado.
        
      • Si la casilla de verificación no está seleccionada, el campo de apellido muestra solo el apellido del visitante.
        

      NOTA: Cuando se cambia la opción del código de registro, solo se modifican los visitantes creados después del cambio; los visitantes creados con anterioridad permanecen sin cambios.

5. (Opcional) Haga clic en la pestaña Permisos.
   
   Haz una de las siguientes:
   • En la sección Básica, seleccione la casilla de verificación Todas las identidades pueden invitar visitantes si desea que todas las identidades puedan invitar visitantes a este sitio.
   • En la sección Avanzada, haga clic en Agregar función si desea usar funciones para administrar quién puede invitar visitantes a este sitio. Luego, busque o seleccione las funciones que necesite y haga clic en Agregar.
   

   CONSEJO: Al agregar nuevos permisos de función, aconseje a los miembros de la función que cierren la sesión y vuelvan a iniciarla si desean cargar los nuevos permisos de invitación de visitante de inmediato.
6. (Opcional) Haga clic en la pestaña Información del evento de visita y configure las opciones que necesite:
   
   1. En la sección de Ubicaciones de estacionamiento, agregue ubicaciones de estacionamiento.
   2. En la sección de Ubicaciones de encuentro con el anfitrión, agregue ubicaciones de encuentro.
   3. En la sección de Motivos de la visita, agregue los motivos típicos para las visitas a su sitio.
      Por ejemplo, reunión con clientes, reunión con socios, entrevista de empleo, entrega, recogida de taxi, recogida de Uber, recogida de lift y demás.
7. (Opcional) Haga clic en la pestaña Información del visitante y configure las opciones que necesite:
   
   1. En la sección de Requisitos del sitio Campos disponibles, haga clic en el para agregar cada campo adicional que desee incluir durante el proceso de creación del evento de visita para su sitio.
      

      Placa

      Si se selecciona esta opción, se proporciona un campo de placa vehicular cuando se solicita una visita al sitio.

      Número de teléfono

      Si se selecciona esta opción, se proporciona un campo de número de teléfono cuando se solicita una visita al sitio.

      Asistencia requerida según la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA, por sus siglas en inglés)

      Si se selecciona, se muestra una sección de Áreas otorgadas a los visitantes que solicitan asistencia según la ADA.

      NOTA: Esta opción de asistencia se utiliza para cumplir con la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA, por sus siglas en inglés).

      Se requiere control de exportación

      Si se selecciona, se siguen procedimientos de control de exportación adicionales cuando se solicita una visita al sitio. Por ejemplo, el anfitrión de la visita debe confirmar que los visitantes que no son de EE. UU. hayan firmado documentos de control de exportación.

      Acuerdo de confidencialidad

      Si se selecciona, se siguen procedimientos adicionales de acuerdos de no divulgación (NDA, por sus siglas en inglés) cuando se solicita una visita al sitio. Por ejemplo, el anfitrión de la visita debe llevar un registro para confirmar que el visitante haya firmado un NDA.

      Nombre del pasajero

      Si se selecciona esta opción, se proporciona un campo de nombre de pasajero cuando se solicita una visita al sitio. Esto es útil en las situaciones en las que se llama a un servicio de viajes compartidos (taxi, Uber u otro) para recoger a un visitante de un sitio. En esta situación, el nombre del conductor también se usa como nombre del visitante y el campo del nombre del pasajero se usa para el visitante que pasan a buscar.

      ID de entrega

      Si se selecciona esta opción, se proporciona un campo de ID de entrega cuando se solicita una visita al sitio.

      Número de ID

      Si se selecciona esta opción, se proporciona un campo de número de ID cuando se solicita una visita al sitio.

      Vehículo

      Si se selecciona esta opción, se proporciona un campo de detalles del vehículo esperado adicional cuando se solicita una visita al sitio.

      NOTA: A medida que se agregan campos, se muestran en la sección de Campos disponibles más abajo en la sección.

      
   2. (Opcional) Si agregó Se requiere asistencia (ADA) a los requisitos de su sitio, en la sección Áreas otorgadas a los visitantes que requieren asistencia según la ADA, agregue áreas que deberían otorgarse de manera automática a los visitantes que soliciten asistencia según la ADA.
      NOTA: Cuando un empleado invita al sitio a un visitante que requiere asistencia de accesibilidad para personas con discapacidades, se agrega de manera automática a la lista de áreas que cumplen con la ADA.

      Por ejemplo, si hay una puerta especial para el acceso de sillas de ruedas, las personas responsables por el sitio o las instalaciones agregarían esa puerta de acceso para sillas de ruedas en un área específica y agregarían esta área a la lista de áreas otorgadas a los visitantes que solicitan asistencia según la ADA. Si un visitante registrase su entrada con la opción de ADA habilitada, Genetec ClearID™ otorgaría acceso a esta puerta al visitante, pero no a otros visitantes.

   3. (Opcional) Haga clic en la para quitar los campos de visitante que ya no sean necesarios.
8. Haga clic en la pestaña Adjunto de correo electrónico y seleccione las opciones que necesita:
   

   Instrucción en formato PDF

   Este archivo de instrucciones se utiliza si desea incluir, de manera automática, un Archivo de Instrucciones de Visita en PDF en las comunicaciones por correo electrónico con los visitantes. Por ejemplo, detalles de ubicación, mapa del sitio, instrucciones de viaje, etc. Cualquiera sea el nombre del archivo cargado, el archivo de instrucciones para descargar se guarda como VisitInstructionsFile.pdf.

   No se cargó ningún PDF

   Indica que aún no se ha cargado ningún PDF de Instrucciones.

   VisitInstructionsFile.pdf

   Haga clic para descargar una copia del archivo VisitInstructionsFile.pdf.

   NOTA: Este botón solo está visible y activo después de que se haya cargado un PDF de instrucciones.

   Cargar

   Haga clic para cargar un archivo de instrucciones en PDF.

   MEJOR PRÁCTICA: Si su archivo de instrucciones es un documento de Word, haga clic en Guardar como Adobe PDF antes de cargarlo para asegurarse de que los visitantes no puedan modificar el procedimiento.

   Eliminar

   Haga clic para eliminar un Archivo de Instrucciones para Visitas en PDF de las comunicaciones por correo electrónico con los visitantes.

9. Haga clic en la pestaña de Quioscos y seleccione las opciones que necesita:
   

   Estas opciones personalizan las opciones que se muestran a sus visitantes en su Genetec ClearID™ Self-Service Kiosk durante el proceso de registro de entrada o salida.

   NOTA: La opción de autorregistro solo se muestra cuando todas las demás opciones de registro no son aplicables.
10. Haga clic en Guardar.
    NOTA: Los cambios en las opciones del quiosco se sincronizan con su quiosco cada 60 segundos.