Habilitar la administración de visitantes para sitios en Genetec ClearID™ - Genetec ClearID™

Guía del Usuario de Genetec ClearID™

Applies to
Genetec ClearID™
Last updated
2021-09-17
Content type
Guías > Guías del usuario
Language
Español (México)
Product line
ClearID

Para que los visitantes puedan solicitar una visita a un sitio, primero debe configurar los ajustes de la administración de visitantes para su sitio.

Antes de comenzar

Cree sus sitios.

Lo que debe saber

  • La administración de visitantes está deshabilitada de forma predeterminada.
  • Solo los administradores de cuentas o los propietarios de un sitio pueden habilitar o configurar la administración de visitantes para los sitios en Genetec ClearID™.
  • Las opciones que se muestran cuando se crea una solicitud de visita varían según los usuarios que solicitan acceso y, además, los ajustes que configura aquí.

Procedimiento

  1. Haga clic en Organización > Sitios.
  2. Busque y seleccione un sitio.
  3. Haga clic en Administración de visitantes para configurar las opciones de administración de visitantes para un sitio.
  4. Haga clic en la pestaña Configuración.
    1. En la sección Básica, configure las opciones que necesita:
      Activar la administración de visitantes para este sitio
      Seleccione esta casilla de verificación para habilitar la administración de visitantes para este sitio.
      El nombre del sitio se muestra a los visitantes
      Introduzca el nombre del sitio que desea que se muestre de manera externa a los visitantes.
    2. (Opcional) En la sección Avanzada, configure las opciones que necesita:
      Flujo de trabajo de la aprobación del evento de visita
      Seleccione el flujo de trabajo de aprobación que necesita:
      No requiere aprobación
      No se requiere aprobación.
      Requiere aprobación del supervisor
      Se requiere la aprobación del supervisor.
      Requiere aprobación del aprobador del evento de visita
      Se requiere la aprobación del aprobador de eventos de visita.
      Requisito de acompañante durante la visita
      Seleccione el tipo de distintivo que requiere:
      Distintivo de visitante sin acompañante
      Por lo general, se usan para los visitantes que no requieren un acompañante y que no necesitan acceso a las puertas de áreas protegidas o confidenciales.
      Distintivo de visitante con acompañante
      Por lo general, se usan para los visitantes que requieren un acompañante y que necesitan acceso a las puertas de áreas protegidas o confidenciales.
      NOTA: La regla de acompañante de visitantes también debe estar activada para las áreas en Synergis™ para hacer cumplir la regla de acompañante de visitantes.
      Los usuarios solo pueden invitar visitantes a las áreas a las que tienen acceso
      • Si la casilla de verificación está seleccionada, los usuarios solo pueden invitar personas a visitar las áreas a las que el usuario solicitante tiene acceso. Esta configuración se hace cumplir cuando se crea una solicitud de visita de invitados.
      • Si la casilla de verificación no está seleccionada, los usuarios pueden invitar personas para que visiten cualquier área de Genetec ClearID™ que permita visitantes.
      Crear credenciales con código QR de manera automática para los visitantes
      Si la casilla de verificación está seleccionada, Genetec ClearID™ crea, de manera automática, una credencial de código QR para los visitantes cuando se crea una solicitud de visita. Los visitantes pueden usar el código QR incluido en el correo electrónico de confirmación del visitante para tener acceso a entradas de estacionamiento, torniquetes o instalaciones cerradas específicas. El código QR también se puede utilizar durante el registro de entrada con seguridad, en una recepción o en un Genetec ClearID™ Self-Service Kiosk.
  5. (Opcional) Haga clic en la pestaña Permisos.
    Realice una de las siguientes acciones:
    • En la sección Básica, seleccione la casilla de verificación Todas las identidades pueden invitar visitantes si desea que todas las identidades puedan invitar visitantes a este sitio.
    • En la sección Avanzada, haga clic en Agregar función si desea usar funciones para administrar quién puede invitar visitantes a este sitio. Luego busque o seleccione los roles que necesita y haga clic en Agregar.
    CONSEJO: Al agregar nuevos permisos de función, aconseje a los miembros de la función que cierren la sesión y vuelvan a iniciarla si desean cargar los nuevos permisos de invitación de visitante de inmediato.
  6. (Opcional) Haga clic en la pestaña Información del evento de visita y configure las opciones que necesite:
    1. En la sección de Ubicaciones de estacionamiento, agregue ubicaciones de estacionamiento.
    2. En la sección de Ubicaciones de encuentro con el anfitrión, agregue ubicaciones de encuentro.
    3. En la sección de Motivos de la visita, agregue los motivos típicos para las visitas a su sitio.
      Por ejemplo, reunión con clientes, reunión con socios, entrevista de empleo, entrega, recogida de taxi, recogida de uber, recogida de lift y demás.
  7. (Opcional) Haga clic en la pestaña Información del visitante y configure las opciones que necesite:
    1. En la sección Requisitos del sitio Campos disponibles, haga clic en para agregar cada campo adicional que desee incluir durante el proceso de creación del evento de visita para su sitio.
      Placa
      Si se selecciona, se proporcionará un campo de placa de matrícula cuando se solicite una visita al sitio.
      Número de teléfono
      Si se selecciona, se proporcionará un campo de número de teléfono cuando se solicite una visita al sitio.
      Se requiere control de exportación
      Si se selecciona, se siguen procedimientos de control de exportación adicionales cuando se solicita una visita al sitio. Por ejemplo, el anfitrión de la visita debe confirmar que los visitantes que no son de EE. UU. hayan firmado documentos de control de exportación.
      Acuerdo de confidencialidad
      Si se selecciona, se siguen procedimientos adicionales de acuerdos de no divulgación (NDA, por sus siglas en inglés) cuando se solicita una visita al sitio. Por ejemplo, el anfitrión de la visita debe llevar un registro para confirmar que el visitante haya firmado un NDA.
      Asistencia requerida según la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA, por sus siglas en inglés)
      Si se selecciona, se muestra una sección de Áreas adicionales otorgadas a los visitantes que solicitan asistencia de la ADA.
      NOTA: A medida que se agregan campos, se muestran debajo de la sección Campos disponibles.
    2. (Opcional) Si agregó Se requiere asistencia (ADA) a los requisitos de su sitio, en la sección Áreas otorgadas a los visitantes que requieren asistencia según la ADA, agregue áreas que deberían otorgarse de manera automática a los visitantes que soliciten asistencia según la ADA.
      NOTA: Cuando un empleado invita al sitio a un visitante que requiere asistencia de accesibilidad para personas con discapacidades, se agrega de manera automática a la lista de áreas que cumplen con la ADA.

      Por ejemplo, si hay una puerta especial para el acceso de sillas de ruedas, las personas responsables por el sitio o las instalaciones agregarían esa puerta de acceso para sillas de ruedas en un área específica y agregarían esta área a la lista de áreas otorgadas a los visitantes que solicitan asistencia según la ADA. Si un visitante registrase su entrada con la opción de ADA habilitada, Genetec ClearID™ otorgaría acceso a esta puerta al visitante, pero no a otros visitantes.

    3. (Opcional) Haga clic en para eliminar los campos de visitantes que ya no son necesarios.
  8. Haga clic en la pestaña Adjunto de correo electrónico y seleccione las opciones que necesita:
    Instrucción en formato PDF
    Este archivo de instrucciones se utiliza si desea incluir, de manera automática, un Archivo de Instrucciones de Visita en PDF en las comunicaciones por correo electrónico con los visitantes. Por ejemplo, detalles de ubicación, mapa del sitio, instrucciones de viaje, etc. Cualquiera sea el nombre del archivo cargado, el archivo de instrucciones para descargar se guarda como VisitInstructionsFile.pdf.
    No se cargó ningún PDF
    Indica que aún no se ha cargado ningún PDF de Instrucciones.
    VisitInstructionsFile.pdf
    Haga clic para descargar una copia del archivo VisitInstructionsFile.pdf.
    NOTA: Este botón solo está visible y activo después de que se haya cargado un PDF de instrucciones.
    Cargar
    Haga clic para cargar un archivo de instrucciones en PDF.
    MEJOR PRÁCTICA: Si su archivo de instrucciones es un documento de Word, haga clic en Guardar como Adobe PDF antes de cargarlo para asegurarse de que los visitantes no puedan modificar el procedimiento.
    Eliminar
    Haga clic para eliminar un Archivo de Instrucciones para Visitas en PDF de las comunicaciones por correo electrónico con los visitantes.
  9. Haga clic en Guardar.

Resultados

La administración de visitantes está habilitada para el sitio.

Después de terminar

Envíe una solicitud de acceso o visita para este sitio.