Habilitar la administración de visitantes para sitios en Genetec ClearID™ - Genetec ClearID™

Guía del Usuario de Genetec ClearID™

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Genetec ClearID™
revised_modified
2021-05-20
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ClearID

Para que los visitantes puedan solicitar una visita a un sitio, primero debe configurar los ajustes de la administración de visitantes para su sitio.

Antes de comenzar

Cree sus sitios.

Lo que debe saber

  • La administración de visitantes está deshabilitada de forma predeterminada.
  • Solo los administradores de cuentas o los propietarios de un sitio pueden habilitar o configurar la administración de visitantes para los sitios en Genetec ClearID™.
  • Las opciones que se muestran cuando se crea una solicitud de visita varían según los usuarios que solicitan acceso y, además, los ajustes que configura aquí.

Procedimiento

  1. Haga clic en Organización > Sitios.
  2. Busque y seleccione un sitio.
  3. Haga clic en Administración de visitantes para configurar las opciones de administración de visitantes para un sitio.
  4. Haga clic en la pestaña Configuración.
    1. En la sección Básica, configure las opciones que necesita:
      Enable visitor management for this site
      Select this check box to enable visitor management for this site.
      Site name displayed to visitors
      Enter the site name that you want displayed externally to visitors.
    2. (Opcional) En la sección Avanzada, configure las opciones que necesita:
      Visit event approval workflow
      Select the approval workflow that you require:
      No approval required
      No approval is required.
      Supervisor approval required
      Supervisor approval is required.
      Visit event approver approval required
      Visit event approver approval is required.
      Visit escort requirement
      Select the badge type that you require:
      Visitor badge without escort
      Typically used for visitors who do not require an escort and who do not need door access to secure or sensitive areas.
      Visitor badge with escort
      Typically used for visitors who do require an escort or who need door access to secure or sensitive areas.
      NOTA: The Visitor escort rule must also be turned on for the area(s) in Synergis™ to enforce the visitor escort rule.
      Users can only invite guests to visit areas that they have access to
      • If the check box is selected, users can only invite guests to visit areas that requesting user has access to. This setting is enforced when a guest visit request is created.
      • If the check box is not selected, users can invite guests to visit any area in Genetec ClearID™ that allows visitors.
      Automatically create QR code credentials for visitors
      If the check box is selected, Genetec ClearID™ automatically creates a QR code credential for visitors when a visit request is created. The QR code contained in the visitor confirmation email can then be used by visitors to access specific parking entrances, turnstiles, or gated facilities. The QR code can also be used during check-in with security, at a reception, or at a Genetec ClearID™ Self-Service Kiosk.
  5. (Opcional) Haga clic en la pestaña Permisos.
    Realice una de las siguientes acciones:
    • En la sección Básica, seleccione la casilla de verificación Todas las identidades pueden invitar visitantes si desea que todas las identidades puedan invitar visitantes a este sitio.
    • En la sección Avanzada, haga clic en Agregar función si desea usar funciones para administrar quién puede invitar visitantes a este sitio. Luego busque o seleccione los roles que necesita y haga clic en Agregar.
    CONSEJO: Al agregar nuevos permisos de función, aconseje a los miembros de la función que cierren la sesión y vuelvan a iniciarla si desean cargar los nuevos permisos de invitación de visitante de inmediato.
  6. (Opcional) Haga clic en la pestaña Información del evento de visita y configure las opciones que necesite:
    1. En la sección de Ubicaciones de estacionamiento, agregue ubicaciones de estacionamiento.
    2. En la sección de Ubicaciones de encuentro con el anfitrión, agregue ubicaciones de encuentro.
    3. En la sección de Motivos de la visita, agregue los motivos típicos para las visitas a su sitio.
      Por ejemplo, reunión con clientes, reunión con socios, entrevista de empleo, entrega, recogida de taxi, recogida de uber, recogida de lift y demás.
  7. (Opcional) Haga clic en la pestaña Información del visitante y configure las opciones que necesite:
    1. En la sección Requisitos del sitio Campos disponibles, haga clic en para agregar cada campo adicional que desee incluir durante el proceso de creación del evento de visita para su sitio.
      License plate
      If selected, a license plate field will be provided when a site visit is requested.
      Phone number
      If selected, a phone number field will be provided when a site visit is requested.
      Export control required
      If selected, additional export control procedures are followed when a site visit is requested. For example, the visit host is prompted to confirm that non-U.S. visitors have signed export control paperwork.
      Non-disclosure agreement
      If selected, additional NDA procedures are followed when a site visit is requested. For example, the visit host is prompted to keep a log confirming that visitor signed an NDA.
      Assistance required (ADA)
      If selected, an additional Areas granted to visitors requesting ADA assistance section is displayed.
      NOTA: A medida que se agregan campos, se muestran debajo de la sección Campos disponibles.
    2. (Opcional) Si agregó Se requiere asistencia (ADA) a los requisitos de su sitio, en la sección Áreas otorgadas a los visitantes que requieren asistencia según la ADA, agregue áreas que deberían otorgarse de manera automática a los visitantes que soliciten asistencia según la ADA.
      NOTA: Cuando un empleado invita al sitio a un visitante que requiere asistencia de accesibilidad para personas con discapacidades, se agrega de manera automática a la lista de áreas que cumplen con la ADA.

      Por ejemplo, si hay una puerta especial para el acceso de sillas de ruedas, las personas responsables por el sitio o las instalaciones agregarían esa puerta de acceso para sillas de ruedas en un área específica y agregarían esta área a la lista de áreas otorgadas a los visitantes que solicitan asistencia según la ADA. Si un visitante registrase su entrada con la opción de ADA habilitada, Genetec ClearID™ otorgaría acceso a esta puerta al visitante, pero no a otros visitantes.

    3. (Opcional) Haga clic en para eliminar los campos de visitantes que ya no son necesarios.
  8. Haga clic en la pestaña Adjunto de correo electrónico y seleccione las opciones que necesita:
    Instruction PDF
    This instruction file is used if you want to automatically include a Visit Instructions File PDF in email communications with visitors. For example, location details, site map, travel instructions, and so on. Regardless of the uploaded file name, the downloadable instruction file is saved as VisitInstructionsFile.pdf.
    No PDF uploaded
    Indicates that no Instruction PDF has been uploaded yet.
    VisitInstructionsFile.pdf
    Click to download a copy of the VisitInstructionsFile.pdf.
    NOTA: This button is only visible and active after an Instruction PDF has been uploaded.
    Upload
    Click to upload a PDF instruction file.
    MEJOR PRÁCTICA: If your instruction file is a word document, click Save as Adobe PDF before uploading to ensure that visitors cannot modify the procedure.
    Remove
    Click to remove a Visit Instructions File PDF from email communications with visitors.
  9. Haga clic en Guardar.

Resultados

La administración de visitantes está habilitada para el sitio.

Después de terminar

Envíe una solicitud de acceso o visita para este sitio.