Créer des départements dansGenetec Clearance™ - Genetec Clearance™

Guide de l'utilisateur Genetec Clearance™

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Genetec Clearance™
revised_modified
2020-05-19

Pour affecter des dossiers d'un même type au même groupe d'utilisateurs de manière cohérente, vous pouvez créer un département et définir une règle d'accès à un dossier pour chaque utilisateur ou groupe du département.

À savoir

Utilisez les départements pour définir automatiquement les règles d'accès qui s'appliquent aux utilisateurs et groupes du département pour les nouveaux dossiers (les dossiers existants ne sont pas affectés). Si vous ajoutez un nouvel utilisateur ou groupe à un département déjà affecté à des dossiers existants, vous devez ajouter manuellement le nouvel utilisateur ou groupe à chacune de ces dossiers individuellement.
Exemple : Supposons que le département de prévention des pertes est affecté à des dossiers existants, Dossier A et Dossier B. Une nouvelle utilisatrice, Audrey Williams rejoint le département de prévention des pertes et vous devez donc l'y intégrer. Quand vous créez un Dossier C et affectez le département de prévention des pertes à ce dossier, Audrey y a automatiquement accès ; toutefois, si vous voulez qu'Audrey accède aux Dossiers A et B, vous devez ouvrir chacune de ces dossiers et l'ajouter en tant qu'utilisatrice.

Procédure

  1. Cliquez sur Configurations > Départements > .
  2. Cliquez sur et donnez un nom au département.
    Si votre organisation dispose d'un département qui gère les vols, vous pouvez l'appeler Prévention des vols.
  3. Dans le champ Règles d'accès aux nouveaux dossiers, cliquez sur et sélectionnez un des éléments suivants :
    Ajouter des groupes ou utilisateurs existants
    Ajoutez des utilisateurs ou des groupes dont les comptes ont été créés et qui sont des utilisateurs actuels du système. Si vous configurez votre site et qu'il n'y a pas encore d'utilisateurs ou de groupes, vous pouvez enregistrer le département, créer des utilisateurs ou groupes d'utilisateurs, puis les ajouter au département.
    Créer un groupe
    Créez un groupe qui n'existe pas encore dans le système. Quand vous créez un groupe, ajoutez l'objet ou la responsabilité du groupe dans le champ Rôle. Par exemple, dans le département de prévention des pertes, vous pouvez créer un groupe d'utilisateurs qui gère la phase de reporting initiale d'un dossier, et un groupe qui gère la phase d'enquête.
  4. Pour chacun des utilisateurs ou groupes que vous avez ajoutés, utilisez le champ Niveau d'autorisation pour définir son niveau d'autorisation respectif. Vous pouvez choisir l'un des niveaux suivants :
    Gérer
    Accès intégral à un dossier ou fichier. Concernant les dossiers, les utilisateurs peuvent créer des dossiers, consulter et modifier les informations de dossier, télécharger des fichiers, supprimer ou restaurer des fichiers et modifier les règles d'accès au dossier. Concernant les fichiers, les utilisateurs peuvent voir, modifier, télécharger, supprimer, restaurer, partager et modifier les règles d'accès pour les fichiers.
    REMARQUE : Les utilisateurs invités qui ont l’autorisation Gérer n’ont pas un accès complet. L'accès est limité au partage d’un dossier ou d'un fichier.
    Modifier
    Concernant les dossiers, les utilisateurs peuvent créer des dossiers, consulter et modifier les informations de dossier et télécharger des fichiers, mais ils ne peuvent pas partager les dossiers ni modifier les règles d'accès aux dossiers. Concernant les fichiers, les utilisateurs peuvent consulter et modifier les informations et télécharger des fichiers, mais ils ne peuvent pas partager les fichiers ni modifier les règles d'accès aux fichiers.
    Afficher et télécharger
    Concernant les dossiers, les utilisateurs peuvent créer des dossiers, consulter les informations de dossier et télécharger des fichiers, mais ils ne peuvent pas modifier ni partager le dossier. Concernant les fichiers, les utilisateurs peuvent consulter et télécharger des fichiers, mais ils ne peuvent pas les modifier ni les partager.
    Afficher seulement
    Concernant les dossiers, les utilisateurs peuvent créer des dossiers et consulter les informations de dossier, mais ils ne peuvent pas modifier ni partager le dossier. Concernant les fichiers, les utilisateurs ne peuvent que les consulter.
    REMARQUE : Si des règles de sécurité de suppression ou de restauration ne sont pas actives, tout utilisateur avec l’autorisation gérer peut supprimer ou restaurer des dossiers ou des fichiers. Si des règles de sécurité de suppression ou de restauration sont actives, seuls les utilisateurs avec une autorisation de suppression ou de restauration peuvent supprimer ou restaurer des dossiers ou des fichiers s'ils ont l’autorisation gérer.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Résultats

Votre département est créé. Lorsqu'un nouveau dossier est affecté au département, les utilisateurs qui en font partie reçoivent un e-mail leur indiquant qu'ils ont été affectés à un dossier.

Exemple

L'image suivante montre un exemple de département comprenant un utilisateur et deux groupes, chacun ayant des niveaux d'autorisation différents.

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